وقتی پای یک پروژه‌ی فناوری اطلاعات یا توسعه نرم‌افزار به میان می‌آید، مرحله‌ی تحلیل پروژه و شناسایی نیازها نه یک کار معمولی بلکه کلید موفقیت پروژه است.
من سامان بهشتیان، با سال‌ها تجربه در نقش توسعه‌دهنده وب، راهبر تیم فنی، متخصص دواپس و مدیر ارشد فنی، همیشه تاکید دارم که این مرحله هیچ‌وقت نباید دست‌کم گرفته شود. اگر این بخش درست و کامل انجام نشود، کل مسیر توسعه با مشکلات جدی روبرو می‌شود و این مشکلات گاهی غیرقابل جبران‌اند.
اولین قدم من در شروع هر پروژه‌ای، برگزاری جلسات مفصل و مستقیم با مالک محصول است. مالک محصول معمولا کسی است که دقیقا می‌داند چه می‌خواهد و چگونه باید به هدف‌هایش برسد. نشستن پای صحبت‌های او و شنیدن نیازها به شکل واضح و بدون ابهام، کمک می‌کند که مسیر پروژه از همان ابتدا روشن شود و هیچ جای سردرگمی برای من یا تیم توسعه باقی نماند. اگر این مرحله سهل گرفته شود یا به شکل ناقص یا فوتی فوری انجام شود، بسیاری از سوءتفاهم‌ها در ادامه به شکل مشکلات بزرگ ظاهر میشوند.
یک نکته حیاتی در این مسیر، مستندسازی دقیق است که باعث شفاف‌تر شدن نیازها و انتظارها می‌شود. مستندات کامل و دقیق، نه تنها مرجع مشخصی برای تیم فنی هستند، بلکه پایه محکمی برای مذاکره و تصمیم‌گیری‌های آینده فراهم می‌کنند. برای پروژه‌های بزرگ که چندین تیم و افراد مختلف درگیر هستند، این مستندات یکپارچگی و هم‌راستایی را تضمین می‌کند.
از طرفی، وقتی نیازهای واقعی و دقیق پروژه در این مرحله شناسایی شوند، هزینه‌ها و زمان صرف شده بعدی بسیار بهینه می‌شود. بسیاری از ما می‌دانیم که اصلاحات و بازنویسی‌های مکرر بعد از شروع توسعه، چقدر فشار روی تیم و بودجه وارد می‌کند. به همین دلیل وقتی بتوانیم جلوی این اصلاحات پرهزینه را بگیریم، هم تیم فنی با اعتماد به نفس بیشتری جلو می‌رود و هم کارفرما از اتلاف منابع جلوگیری می‌کند.
در نهایت، این رویکرد باعث می‌شود که محصول نهایی تا حد زیادی٬ چیزی باشد که مالک محصول انتظار دارد، و با مشکلات پیش‌بینی نشده و ریسک‌های کمتری در راه روبرو شود. دقت کنید٬ ریسک ها و مشکلات کمتر میشوند ولی تمام نمی شوند.
به تجربه شخصی خودم در مدیریت پروژه و توسعه، همیشه این مرحله را حساس‌ترین و مهم‌ترین قسمت محسوب کرده‌ام و توصیه‌ام به هر تیم فنی این است که وقت و انرژی کافی (نه کم و نه خیلی زیاد) را به این مرحله اختصاص دهند. این یعنی سرمایه‌گذاری روی موفقیت پروژه به جای صرفا شروع سریع توسعه.
در ادامه، یک نمونه از مستندات نیازسنجی که در یک پروژه استفاده کردم را قرار می‌دهم تا بتوانید بهتر کیفیت و شفافیت آن را درک کنید. البته برای تهیه ی سند نیازمندی٬ استاندارها و قالب های بین المللی زیادی وجود دارد٬ اما برای کسب و کاری که با آن استانداردها راحت نیست و در ابتدای راه است٬ نمونه ی ضمیمه شده امکان می‌دهد تا انتظارات و الزامات پروژه را درک نموده و به عنوان یک مرجع قابل اتکا در طول مسیر پروژه از آن استفاده کند:
https://cloud.yiiman.ir/s/rFkTgzSrYq6Ts6A
در ذیل نمونه از مستندات فنی را مشاهده میکنید:
این مستندات ( اطلاعات حساس را مخدوش کردم ) برای شرکت آماده می شود و مدیران و تیم ها در بستر سرور های شرکت به آن دسترسی امن دارند.
بدین ترتیب فرآیند تحلیل نیاز٬توسعه٬تیم سازی و آنبورد هم تیمی های جدید ساده تر و شفاف تر خواهد شد.
